Čtyři time – management zásady, které skutečně fungují

Jsem tak trochu maniak na to být efektivní. Na toto téma jsem přečetla spoustu článků a postupně je vstřebávala. Mohla bych napsat knížku a vyjmenovat 100 a 1 tipů. Myslím si však, že ani vy ani já 100 tipů na to, jak být efektivní, nepotřebujete. Nevymýšlím zde rady, o kterých ještě nikdo nepsal, jen proto, abych byla originální právě tím, že o nich nikdo zatím nepsal. Podělím se o to, co dělám pro time-management já a co mi funguje. Jdeme na to, neztrácejme zbytečně čas :0)

Zásada č. 1 – Seznam úkolů dne # Sticky notes #

Dovolím si tvrdit, že kouzlem naprogramování své hlavy, abyste splnili to, co si ten den přejete, je seznam povinností dne. Nic ho nenahradí. Možná kvůli tomu, že co je psáno, to je dáno. Důležité je pracovat s ním každý (pracovní) den, dodržovat jeho kontinuitu.

Dost pravděpodobně máte dny, kdy se vám nedaří ho plnit. Nevadí, v dalších dnech se to srovná. Moje hlava si už zvykla přijmout seznam úkolů dne jako svůj vlastní program a někdy mě překvapí, jak si podvědomě sama jede podle něj.

Můžete používat verzi tužka – papír, diář, lepíky, aplikace jako Microsoft To-do list nebo Wunderlist. Verze tužka – papír často přináší lidem pocit uspokojení z momentu, kdy si mohou splněný úkol odškrtnout a vidět, kolik toho za celý den stihli. Doporučuji dopisovat si do seznamu i úkoly, které jste zvládli, i když se ráno na seznamu nenacházely. Přistály v průběhu dne, jako větší priorita a vy jste se jim věnovali. Vyhnete se tak frustrujícímu pocitu, že jste dnes vlastně nic neudělali. Mně nejvíce vyhovují Sticky notes – aplikace od Windowsu. Štítky nemají žádné vymazlené úpravy, což považuji jen za dobré (nezabývám se tak zbytečnostmi). Mám je barevně a velikostně odlišené. Na jeden si píšu To-Do LIST. Na druhém mám své krátké mailové předlohy, které stále dokola používám. Na dalším štítku mám výroky či nápady pro správnou motivaci a inspiraci. Pak mám ještě malý štítek s KPI’s a bonusovou strukturu, protože je chci mít trochu na paměti. Žádné složitosti. Koncentrované podle toho, co dělám.

Zásada č. 2 – Wunderlist # aplikace do mobilu #

Od doby, co  používám chytrý telefon, používám aplikaci Wunderlist. Vytvoří se v ní kaslíky dle potřeby. Ne mnoho, abych neztratila přehled. Například: Kaslík ‚Vánoce‘ (chápej, co chci stihnout o Vánocích), ‚Filmy‘ (filmy, které chci vidět). Wunderlist je moje externí paměť. Slouží mi spíše na dlouhodobé cíle a seznamy, ale stejně tak ji můžete použít na seznam úkolů dne. Nejvíc pracuji s kaslíkem ‚Koupit‘. Kdykoliv mě napadá, že něco potřebuji, dopíšu si do Wunderlistu. Díky tomu se mi nestane, že bych na nějakou věc dlouho zapomínala. Například, když doma uklízím, napadá mě postupně, co vše potřebuji dokoupit, není nic jednoduššího, než si to hned dopsat do mobilu. U této akce  je důležité slovo ‘hned’, jinak bych to zapomněla. Když pak jdu na nákup, vytáhnu mobil se seznamem a čas ušetřený častým běháním po obchodech trávím lepším způsobem.

Zásada č. 3 – Udělat věci hned

Pozoruji u sebe, jak mě odkládání důležitých úkolů stojí zbytečně moc energie. Znáte to, když se vám do něčeho nepříjemného nechce, kombinujete a reorganizujete čas, re-plánujete, kdy to uděláte. Toto posouvání vás stojí hodně emocí a negativních myšlenek. Nabalují se emoce, například se zvětšuje stres z toho, že …ups, úkol už měl být hotov. Tuhle energii a čas si ušetříte, když se pustíte do řešení pracovních problémů hned, jak se vyskytnou. Zatnout zuby a udělat to :0) Opravdový meisterstück time-managementu a efektivity.

Zásada č. 4 – Fokusovat se na práci # Time for play and time for work #

Nyní už máte zorganizované povinnosti aktuálního dne, nezapomínáte na dlouhodobější plány a bráníte se úniku energie v důsledku odkládání důležitých úkolů 😉 Well done. Teď už se potřebujete soustředit na práci a nenechat se rozptylovat. Další častý únik času vzniká přílišným povídáním si s kolegy. Člověk je tvor společenský a upevňování vztahů s kolegy je žádané. Extrovertně orientovaný člověk z konverzace s druhými čerpá energii – díky ní zvládne práci rychleji/ lépe. Introvert spíše čerpá energii ze svého vnitřního světa. Poznáváte se? Otázka osobnostní orientace, ale také otázka času, který si můžete reálně dovolit strávit povídáním si. Je možné si tuto míru hlídat tak, abyste se od práce příliš nerozvláčnili a ‘neprokecali’ zásadní část pracovní doby. K tomu pomůžou sluchátka, focus and concentration music. Pokud si troufáte, jste tak trochu hard-corista a žijete v hodně open-minded a tolerantním kolektivu, můžete používat špunty do uší.

Doufám, že vám mé osobní zlepšováky na efektivitu trošku pomohou brzy si odškrtnout téma time-managementu ze seznamu svých cílů – ‚Vyřešené‘.

Autorka článku, Lucia Kočišová, HR Consultant. Více článků naleznete na našem blogu.